14.

Relocation af domicil (styring & space planning)

Et relocation projekt starter med et behov for noget større – eller noget nyt og moderne – eller noget der sender et særligt signal til omverdenen.

Eller evt behov for noget mindre. Projektet kan efter præcisering af behov gå to veje : 1) bygge nyt eller 2) fintrawle markedet for noget eksisterende, der kan tilpasses behovene og i et specifikt geografisk område.

For kontorbygninger er flytning af medarbejdere noget der skal rundes af HR med hensyn til kontrakter med de ansatte – og derudover har medarbejder grupper og ledelse gerne krav til lokationens tilgængelighed med hensyn til offentlig transport samt antal parkeringspladser.

Specificering af behov og trawling af nye lokationsmuligheder er noget vi har erfaring med. Dernæst kan vi forhandle overtagelse og leje-kontrakt vilkår på plads så det tilgodeser jeres strategi.

Samtidig skal den bagvedliggende proces for relocation i gang – dvs flytte proces – oprydning – detailplanlægning af flytning af inventar og servere, opsætning og accesspoints / it-grej og telefoni samt detailplanlægning for den afsluttende flytte-weekend med involvering af et stort antal teknikere og IT-opsættere – så det hele står nøjagtigt som de forlod det fredagen før flytningen. Et andet aspekt er sikkerhed – gate-control ved reception og sikring af bygning som helhed mod uønskede.

Noget der kan være meget tidskrævende og konfliktfyldt er hvorledes skal organisationen placeres i den ny bygning i forhold til de funktioner der naturligt er sammenhørende – det er det der hedder space-planning. Når det er klarlagt og afstemt med brugere har man en plan for den ny helhed. Nu kan processen omkring compliance gå i gang – hvilke funktioner skal skærmes af glasvægge og aflåselige døre ? Direktion, HR, Forskere og bogholderi ? Evt. andre der har immatterielle emner, der ikke skal udenfor enheden.

Der skal tages stilling til om det gamle inventar skal flyttes med eller om der skal indkøbes nyt og moderne inventar – heri skal indregnes at det koster noget at flytte det gamle, som måske er lidt slidt og måske ikke passer ind det nye sted. Det er en proces i sig selv at vurdere nyt møblement, farver, stoffer der skal spille sammen med tæpper og design det nye sted. Skal der være casual lounges for vekselvis tilbagetrækning og tænke-pauser ? Skal kaffemaskiner placeres så man mødes og drøfter ting – eller skal det være i små lydtætte rum tæt på arbejdspladsen med lidet plads og hurtig levering af kaffe ?

Det er en spændende rejse at give sig ud på – og det giver ofte nogle helt uventede fordele at flytte – såsom nye arbejdsmåder og nye samarbejdsformer – idet man ofte bliver mere synlige i forhold til hinanden i det nye moderne hus. En af gevinsterne er medarbejder tilfredshed og fastholdelse. Det er her virksomhedens værdier særligt kommer til udtryk – og det kan skabe appeal på attraktive medarbejdere.

Det kræver en erfaren person/ organisation at styre denne type komplekse projekter fra start til slut. Vi er helt klar til at hjælpe dig og din organisation igennem – hele vejen !

få den bedste

sparring

Med vores fagspecialisters erfaring kan vi håndtere alt fra nybyggeri kontor og boliger, fredede og bevaringsværdige bygninger, renovering og ombygning samt logistik projekter. Vores vigtigste funktion er at skærme dig som bygherre og give dig professionel sparring.

Vi har erfaring med offentlige projekter og EU-udbud og totalentrepriseprojekter.

Vores kompetencer er: 

  • Bygherrerådgivning
  • Projektudvikling
  • Proces facilitering og brugerinvolvering
  • Byggeledelse
  • Udvikling af skalerbare templates samt international implementering.
Bygherrerådgiveren Billede-27