Det har nogle karakteristika som man skal iagtage – dels er det et dynamisk dokument, der løbende skal opdateres alt efter ændrede behov og tilkøb eller fravalg undervejs i processen. Dels skal dokumentet have så klare bilag eller ark med mængder og priser samt hvilken sikkerheds buffer man opererer med (og huske at det kan ændre sig over tid i processen) således at man altid klart kan finde ”baseline” – dvs hvad den oprindelige aftale / baseline konkret skulle levere. Businesscase er tæt koblet til tidsplan – så når businesscase ændres – så kan det medføre ændringer for tidsplan – i hvert fald for planlægning af arbejdsgange. Businesscase er også tæt forbundet med gevinstrealisering.

Businesscasen bør have bagvedliggende succesive kalkulationer, der indkredser usikkerheder. Der kan også anvendes Oracle´s Crystal ball metode, til vurdering af hvor sandsynligt det er at et givent scenarie indtræffer.

Ved formidling af stade er det vigtigt at der bruges en genkendelig struktur, der viser stade,økonomi forbrugt til dato, hvad der resterer, så det kan ses om projektet er på rette kurs. Det er det , der ofte betegnes en ”one-pager” – med stade – tidsplan – økonomi –risici – hvad der er udført siden sidst og hvad skal udføres inden næste møde (styregruppe oftest).

Mange businesscases godkendes på et spinkelt grundlag – dvs nogle overordnede erfarings-kalkuler, der udtager alle de vanskelige og detailfyldte emner til senere afklaring. Det er er ganske udmærket – blot man afsætter de fornødne midler til disse ofte ret store ubekendte.

Businesscases godkendes ofte i et board uden at en byggekyndig person har verificeret businesscasen med sit kendskab til eksternalia – dvs de mange ekstra omkostninger der løber på en byggesag og hvilke foranstaltninger der skal til for at en sag lykkes. Når det går op for ”nogen” i organisationen – ender det gerne i blodbad.

Det er en dødssynd at sætte projekter i gang på byggepladsen før alle programpunkter er afklarede og prissat samt med i byggekontrakt og -proces. Det medfører stort kaos og koster en krig at rydde op i – og det sker oftere end man som fagmand helt forstår. Hvad der kan gøre det endnu værre, er at der evt er tegnet en totalentreprise kontrakt, bindende til bilagte beskrivelse og tidsplan og med accept af et tillæg af procentsats (10-15%) for hvert eneste punkt man ændrer i ydelse og kontrakt.

Man skal ikke være økonom for at se at dette kan blive dyrt – rigtigt dyrt. Så det er vigtigt at komme fra start rigtigt – og få alle programpunkter afklaret inden udbud og kontrahering og i særdeleshed inden opstart på byggeplads – for når først kranerne står der, og koster dyrt hver dag, er det en pine for en organisation at skulle afklare programpunkter.

Det medfører forsinkelser og fordyrelser at komme udisciplineret fra start – og allerværst for nogle så medfører det tab af anseelse udadtil og indadtil.